Guías · Apertura
Cómo abrir un restaurante: los pasos, en orden
Un restaurante rara vez se hunde por la cocina. Se hunde por los números que nadie miró antes de abrir. Esta es la lista que repasamos con quien está a punto de montar su local, en el orden en que conviene hacerla.
1 · Antes de firmar el local: tus números
El contrato de alquiler es la decisión más difícil de deshacer, así que los números van antes. No hace falta una hoja perfecta, pero sí tres cosas claras:
- La inversión inicial. Obra, cocina, mobiliario, licencias, proyecto técnico y el primer pedido de género.
- Un colchón para los primeros meses. Los primeros meses casi nunca se factura lo previsto, y el alquiler y las nóminas llegan igual. Es lo que más se olvida.
- La cuenta de explotación que esperas. Ventas, coste de género, personal, alquiler y suministros. Con ella sabes cuánto tienes que vender para no perder dinero: está explicado en el punto de equilibrio de un restaurante y en cómo leer la cuenta de explotación.
Si el local solo sale rentable con el comedor lleno todos los días, el problema no se arregla después con la carta.
2 · Los papeles
Cada ayuntamiento y cada comunidad tienen sus matices, así que confírmalo con tu gestoría. Lo habitual es esto:
- Alta en Hacienda y en la Seguridad Social, con la forma jurídica que elijas.
- Licencia de actividad o declaración responsable del ayuntamiento, y licencia de obra si la hay. Es el trámite que más puede retrasar la apertura: pregunta el plazo real de tu municipio.
- Comunicación a Sanidad y un plan de autocontrol APPCC con sus registros obligatorios funcionando desde el primer día.
- La carta de alérgenos, que es obligatoria: cómo hacerla bien.
- Hojas de reclamaciones, su cartel y un seguro de responsabilidad civil.
- El control horario del equipo, desde el primer contrato: qué exige la ley.
3 · La carta, escandallada antes de abrir
Poner precios mirando lo que cobra el de enfrente es la forma más rápida de perder dinero con el restaurante lleno. Cada plato necesita su escandallo: qué lleva, cuánto, a qué precio de compra y cuánto se pierde al limpiar y cocinar.
Con el coste real delante, el precio de venta sale del margen que quieres y no de la intuición. Lo tienes paso a paso en cómo hacer un escandallo y en cómo poner precio a un plato, y la ficha técnica es lo que hará que el plato salga igual con cualquier cocinero.
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4 · Proveedores y compras
Antes de abrir es cuando más poder de negociación tienes: todavía no dependes de nadie. Pide precio a más de un proveedor por familia, pregunta por días de reparto, pedido mínimo y forma de pago, y guarda los precios: son los que van a alimentar tus escandallos. Más en cómo gestionar los proveedores de un restaurante.
5 · El equipo
Contratos, cuadrante de turnos y fichaje desde el primer día. Un cuadrante hecho con tiempo evita las horas extra que nadie había previsto, y el registro de jornada es obligatorio desde el primer empleado.
6 · El sistema con el que lo vas a llevar
Es la decisión que más se deja para después y la que más cuesta cambiar luego. Quien abre tiene una ventaja que no vuelve: no hay datos que migrar ni costumbres que romper. Lo que montes ahora es como vas a trabajar los próximos años.
La pregunta no es qué programa hace escandallos, sino cuántos programas vas a acabar pagando: uno para los costes, otro para el APPCC, otro para fichar, otro para las facturas. Y ninguno habla con los demás.
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Cambias el precio del aceite y se recalculan solos los escandallos, el margen de la carta y el coste del mes. Esa es la prueba que conviene pedirle a cualquier programa: está en qué mirar antes de elegir un software para tu restaurante. Los precios, publicados y sin letra pequeña, están en tarifas.
7 · La lista antes de abrir
- Inversión inicial y colchón para los primeros meses calculados.
- Cuenta de explotación prevista y punto de equilibrio.
- Alta en Hacienda y en la Seguridad Social.
- Licencia de actividad o declaración responsable presentada.
- Comunicación a Sanidad y plan APPCC con sus registros listos.
- Carta de alérgenos.
- Hojas de reclamaciones, cartel y seguro de responsabilidad civil.
- Carta escandallada y precios puestos con el margen que quieres.
- Fichas técnicas de los platos para el equipo.
- Proveedores elegidos, con precios y condiciones por escrito.
- Contratos, cuadrante de turnos y fichaje del equipo.
- El sistema montado y probado antes del primer servicio.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace falta para abrir un restaurante en España?
Lo básico es darse de alta en Hacienda y en la Seguridad Social, tener la licencia de actividad o la declaración responsable del ayuntamiento, comunicar la actividad a Sanidad, tener un plan APPCC con sus registros, la carta de alérgenos, las hojas de reclamaciones y un seguro de responsabilidad civil. Cada ayuntamiento y cada comunidad tienen sus matices, así que conviene confirmarlo con la gestoría antes de firmar el local.
¿Cuánto cuesta abrir un restaurante?
Depende del local, de la obra y de la cocina que haya que montar, y por eso nadie serio da una cifra sin verlo. Lo que sí hay que calcular siempre es la inversión inicial (obra, cocina, mobiliario, licencias y primer pedido) y, aparte, un colchón para los primeros meses, que es lo que más se olvida y lo que más restaurantes ahoga al principio.
¿Cuánto tarda la licencia de un restaurante?
Va de unas semanas a varios meses según el ayuntamiento y según si hay obra. Con declaración responsable se puede empezar antes, pero la inspección llega igual. Pídele a tu gestoría o a tu técnico el plazo real de tu municipio y cuenta con él en el calendario de apertura.
¿Qué software necesita un restaurante que abre?
Además del TPV para cobrar, necesitas llevar el coste de cada plato, el APPCC, el stock, los proveedores, los fichajes del equipo y las facturas. Puedes hacerlo con varios programas o con uno que lo junte todo. Si estás abriendo, es el mejor momento para elegir uno solo: no tienes datos que migrar ni costumbres que cambiar.
¿Cuándo hay que empezar a usar el software de gestión?
Antes de abrir. La carta tiene que estar escandallada para poner precios con margen, el APPCC tiene que funcionar desde el primer servicio y los fichajes son obligatorios desde el primer empleado. Montarlo con calma las semanas previas es mucho más fácil que hacerlo con el restaurante lleno.
Escrito por Ricardo Marini Cuenca, chef y consultor gastronómico especializado en apertura de restaurantes. Actualizado el 7 de octubre de 2026.