Software de inventario
Lo que falta en la cámara, en euros.
Cuentas la cámara y kosmo la compara con lo que debería haber según lo que has vendido. La desviación te sale en euros y ordenada por lo que más te duele, no por kilos.
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Lo que pasa hoy
El inventario se cuenta, se apunta y no se usa
Casi todos los locales cuentan. Lo que casi ninguno tiene es con qué comparar ese recuento, y sin comparación el número solo sirve para valorar la existencia. Un software de inventario para restaurantes solo empieza a servir cuando puede comparar ese recuento con lo que deberías tener.
Sabes lo que hay, no lo que debería haber
Contar te da el stock real. Sin el teórico al lado no hay desviación, y sin desviación no sabes si has perdido género o simplemente has vendido mucho.
La desviación se mira en kilos
Faltan tres kilos de patata y dos de solomillo. En kilos parece que el problema es la patata. En euros no se parecen en nada.
Lo que se tira no se anota
Una bandeja que se pasa, una salsa que se corta, un plato que vuelve. Si no se registra, aparece al final del mes como un descuadre sin explicación.
El recuento tarda tanto que se espacia
Si contar cuesta una tarde entera, se pasa de mensual a trimestral. Y con tres meses por medio ya no se puede corregir nada: solo constatar.
De dónde sale el número
El teórico se calcula solo, el real lo cuentas tú
Es la única parte que no se puede automatizar: alguien tiene que ir a la cámara con el móvil. Todo lo demás ya está en el sistema.
Entra la compra
Cada albarán suma existencias al artículo, con el precio que te ha cobrado ese proveedor ese día.
Sale la venta
Cada plato vendido descuenta los ingredientes de su escandallo, en la cantidad exacta que tenga la ficha.
Cuentas la cámara
Recorres las estanterías y anotas. Puedes contar solo una familia o el local entero.
Sale la desviación
Real menos teórico, valorado a precio de compra y ordenado de mayor a menor pérdida.
Stock teórico = lo que había + lo que has comprado − lo que deberías haber gastado según los platos vendidos y sus escandallos. Stock real = lo que hay cuando lo cuentas. La resta es la desviación. Lo explicamos entero, con ejemplos, en la guía de cómo hacer el inventario de un restaurante.
Mermas
Lo que se tira, contado y valorado en euros
Registrar una merma tarda diez segundos y hace dos cosas: quita ese producto del teórico, para que no aparezca como descuadre, y te deja un histórico de por qué se está yendo el género.
Con motivo
Caducado, roto, mal elaborado, devuelto por el cliente, personal. En un mes se ve solo cuál de los cinco te está costando dinero.
Valorado al momento
La merma se anota en gramos y sale en euros, al precio que pagaste. Es la única manera de compararla con el resto de partidas.
Descontado del teórico
Lo registrado deja de ser desviación. Lo que queda sin explicar se hace pequeño y por fin se puede investigar.
Si quieres montar el control de mermas antes de contratar nada, está explicado paso a paso en la guía de cómo controlar las mermas de cocina.
Proveedores y pedidos
Lo que hay que pedir sale del mismo sitio
El inventario y el pedido son la misma información mirada en dos direcciones. Si ya sabes lo que te queda, ya sabes lo que falta.
Cada proveedor con sus precios
Sus artículos, lo que te cobra por cada uno y el histórico de lo que te ha ido cobrando. Cuando sube, se ve.
El pedido, listo para mandar
Lo que hay que pedir a cada uno, con las cantidades, para enviarlo sin volver a escribirlo en un WhatsApp.
Y el precio recorre la carta
Si cambias el precio de un artículo, se recalculan los escandallos que lo llevan y el margen de la carta.
Cómo se decide cuándo pedir y cuánto, sin depender de la memoria de nadie, está explicado en la guía de gestión de proveedores y pedidos.
Preguntas
Lo que sueles querer saber sobre el inventario
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en un restaurante?
Lo habitual es un inventario completo al cierre de cada mes, porque es lo que permite cuadrar el consumo con la contabilidad. Además conviene contar cada semana un grupo corto de artículos caros o que se descuadran a menudo: carnes, pescados, destilados y los cuatro o cinco productos que más se mueven. Contar todo cada semana no es realista y contar solo una vez al año no sirve para corregir nada.
¿Qué es el stock teórico y en qué se diferencia del real?
El stock teórico es lo que debería quedarte: lo que había, más lo que has comprado, menos lo que deberías haber gastado según los platos vendidos y sus escandallos. El stock real es lo que hay cuando lo cuentas. La diferencia entre los dos es la desviación, y es el número que dice si estás perdiendo dinero por merma, por raciones que se van de peso, por roturas o por descuadres al dar de alta la mercancía.
¿Se puede llevar el inventario de un restaurante en Excel?
Se puede, y con pocos artículos funciona. El problema aparece cuando hay que calcular el stock teórico: hace falta cruzar las compras de cada albarán con las ventas de cada plato y con las cantidades de cada escandallo. En una hoja eso es una tarde de trabajo cada mes, y basta con que cambie un escandallo para que el cruce deje de cuadrar.
¿Hace falta contar todos los artículos?
No. El 80 % del dinero suele estar en el 20 % de las referencias. Empieza contando solo esas y amplía cuando el recuento ya sea rutina. Un inventario corto que se hace todos los meses vale mucho más que uno completo que se hace dos veces al año.
¿Qué diferencia hay entre una merma y una desviación de inventario?
La merma es lo que se tira y se anota: un producto caducado, una elaboración fallida, un plato devuelto. La desviación es lo que falta sin que nadie sepa por qué. Cuando las mermas se registran, dejan de contarse como desviación, y lo que queda sin explicar es mucho más pequeño y mucho más fácil de investigar.
Inventarios, mermas, proveedores y pedidos entran en el plan kosmo OPERATIONS, que incluye también todo el control de costes. Puedes verlo en tarifas.