Guías · Gestión
Cómo hacer el inventario de un restaurante
El inventario no sirve para saber lo que tienes. Sirve para saber lo que te falta y por qué. Si lo haces bien, es la única foto real de cuánto dinero tienes parado en las cámaras y cuánto se te está escapando sin pasar por caja.
Para qué sirve de verdad
Contar existencias por contarlas no arregla nada. El inventario vale por tres cosas concretas:
- Cerrar el food cost. Sin existencias iniciales y finales no puedes saber lo que has consumido, solo lo que has comprado, que es otra cosa. La fórmula está en la guía de cómo calcular el food cost.
- Medir la desviación. Comparar lo que debería quedarte según lo vendido con lo que de verdad hay en la estantería.
- Ver el dinero parado. Un almacén con 9.000 € es un préstamo que le has hecho a tu propia cocina sin cobrar intereses.
Cada cuánto hacerlo
| Qué cuentas | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Inventario completo | Mensual | Es el que cierra el food cost del mes |
| Bebida y alcohol | Semanal | Poca referencia, mucho valor y mucha desviación |
| Producto caro (pescado, marisco, carne noble) | Semanal | Una desviación pequeña en kilos es mucho dinero |
| Seco y no perecedero | Mensual | Se mueve despacio y no da sustos |
La regla es contar a menudo lo que tiene mucho valor o mucha rotación, y de tarde en tarde lo que no. Contar la sal cada semana no le ha salvado el margen a nadie.
Las cinco reglas para que el número valga algo
- Siempre a la misma hora. Antes de abrir o después de cerrar, pero igual cada vez. Contar con la cámara recién repuesta un mes y vacía el siguiente hace que la comparación no signifique nada.
- Con el servicio parado. Si alguien saca género mientras cuentas, has contado dos veces lo mismo o ninguna.
- En la misma unidad que compras. Si el aceite lo compras en garrafas de 5 litros, cuenta litros, no garrafas y medias garrafas a ojo.
- Recorriendo el local en un orden fijo. Cámara, congelador, seco, barra, bodega, y siempre en ese orden. Los olvidos vienen de improvisar el recorrido.
- Entre dos personas si se puede. Una cuenta y otra apunta. Va más rápido y se salta menos.
kosmo compara tu recuento con lo que debería haber y te da la diferencia en euros
Cómo se valora
Contar unidades es la mitad. La otra mitad es ponerles precio, y ahí hay una decisión que tomar.
| Criterio | Cómo funciona | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Último precio de compra | Valoras todo al precio de la última factura | Lo habitual en hostelería. Sencillo y suficiente |
| Precio medio ponderado | Media de las compras del periodo, pesada por cantidad | Cuando el precio de un producto baila mucho |
Cualquiera de los dos vale. Lo que no vale es cambiar de criterio, porque entonces la variación del inventario mezcla movimiento de género con movimiento de precios y no sabes cuál de las dos cosas estás mirando.
Stock teórico y stock real
Esta es la parte que convierte el inventario en información útil.
Stock teórico = lo que había + lo que has comprado − lo que deberías haber gastado
según los platos vendidos y sus escandallos.
Stock real = lo que hay cuando lo cuentas.
Desviación = real − teórico.
Ejemplo. Empiezas la semana con 12 kg de solomillo, compras 20 y vendes 84 raciones de 300 gramos, es decir 25,2 kg. Tu stock teórico es 12 + 20 − 25,2 = 6,8 kg. Cuentas y hay 5,4 kg. Faltan 1,4 kg. A 18 €/kg, son 25,20 € en una semana y un solo producto: unos 1.300 € al año.
Las causas, ordenadas por lo que más se repite en la práctica:
- La ración real es mayor que la del escandallo. Es la causa número uno y casi nunca la primera que se mira. 1,4 kg entre 84 raciones son 17 gramos de más por plato: nadie lo ve a ojo.
- Mermas y caducados que no se apuntan. Lo que se tira existe aunque no se registre.
- Comidas de personal sin descontar.
- Invitaciones, cortesías y platos devueltos que no llegan al TPV.
- Errores de conteo o de unidad al hacer el propio inventario.
- Sustracciones. Existen, pero son la última de la lista, no la primera.
El orden importa porque determina dónde miras. Empezar a sospechar del equipo cuando el problema es que la ración se ha ido creciendo sola durante seis meses cuesta caro de dos maneras.
Qué hacer con la desviación
- Pésala en dinero, no en kilos. 3 kg de patata y 300 gramos de solomillo no son el mismo problema.
- Ordena por importe y quédate con los cinco primeros. El resto es ruido. En casi cualquier cocina, cinco productos concentran la mayor parte de la desviación.
- Pesa la ración real de esos cinco. Una báscula y tres emplatados durante un servicio te dan la respuesta la mayoría de las veces.
- Actualiza el escandallo si la ración correcta es la nueva. A veces el plato ha crecido por buenas razones y lo que está mal es el papel.
- Vuelve a medir al mes siguiente. Una desviación aislada no dice nada; la misma desviación tres meses seguidos sí.
kosmo calcula el teórico solo a partir de tus escandallos y de las ventas, y te enseña la desviación producto a producto valorada en euros al cerrar cada inventario. Mira cómo funciona.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en un restaurante?
El inventario completo, una vez al mes, porque es el que cierra el food cost. La bebida y el producto caro conviene contarlos cada semana, porque concentran mucho valor y mucha desviación.
¿Cómo se calcula el stock teórico?
Existencias iniciales más compras menos el consumo que resulta de multiplicar los platos vendidos por lo que dice el escandallo de cada uno. La diferencia entre ese número y lo que cuentas de verdad es la desviación.
¿Qué se considera una desviación normal en el inventario?
No hay una cifra universal, porque depende del producto y del tipo de cocina. Lo que importa no es la desviación de un mes aislado sino que se repita: la misma desviación en el mismo producto tres meses seguidos siempre tiene una causa concreta.
¿A qué precio se valora el inventario?
Lo habitual en hostelería es valorar al último precio de compra. También se puede usar el precio medio ponderado del periodo cuando el precio de un producto varía mucho. Lo importante es no cambiar de criterio entre un inventario y otro.
¿Por qué me falta género si nadie roba?
Porque el robo es la causa menos frecuente. Lo habitual es que la ración servida sea mayor que la del escandallo, que las mermas y caducados no se registren, que las comidas de personal no se descuenten o que haya invitaciones que no pasan por el TPV.
El recuento sirve además para lo siguiente que hay que hacer, que es pedir. Cómo se calcula cuándo y cuánto, en cómo gestionar los proveedores de un restaurante.
Escrito por Ricardo Marini Cuenca, chef y consultor gastronómico. Actualizado el 14 de agosto de 2026.
Buena parte de esa desviación deja de ser un misterio en cuanto se anota lo que se tira. Cómo montarlo está en cómo controlar las mermas de cocina.