Guías · Gestión
Cómo gestionar los proveedores y los pedidos de un restaurante
Comprar bien no es conseguir el precio más bajo. Es pedir la cantidad correcta, al proveedor correcto, y darte cuenta cuando te suben un céntimo sin decírtelo.
El pedido no empieza en el proveedor
Empieza en la cámara. Casi todos los pedidos mal hechos salen de mirar el listado del proveedor en vez de mirar lo que hay en la estantería, y de pedir «lo de siempre» porque es viernes y hay prisa.
El orden que funciona es aburrido y no falla: mirar lo que queda, comparar con lo que se va a vender, y de ahí sale el pedido. Todo lo demás son variaciones de comprar por inercia.
Stock mínimo y punto de pedido
Son dos números por artículo y se calculan una vez. Con ellos, pedir deja de ser una decisión y pasa a ser una comprobación.
Cuando bajas de 12 kg, se pide. No hace falta pensar si conviene, ni preguntar a nadie, ni acordarse. Y el colchón no es opcional: es lo que absorbe el fin de semana bueno que no viste venir.
Un aviso: el consumo medio de un local con temporada alta y baja no es un número, son dos. Calcularlo con la media del año deja el punto de pedido corto en agosto y largo en febrero.
Cuántos proveedores por familia
| Qué pasa | |
|---|---|
| Uno | Sin margen para negociar y sin alternativa el día que falla el reparto |
| Dos | El punto donde funciona: uno principal, uno de apoyo, y el precio se puede comparar |
| Cuatro o más | Volumen repartido, mínimos de pedido sin alcanzar y cuatro albaranes que revisar |
La excepción es el producto muy estacional o muy local, donde a veces no hay elección.
El precio no es el precio
Comparar dos proveedores por el euro/kilo es la forma más común de comprar caro creyendo que ahorras. Lo que hay que comparar son cinco cosas:
- El precio por unidad de uso, no por formato. Un saco de 25 kg y uno de 5 kg no se comparan hasta que los pones los dos en euros por kilo.
- El rendimiento. Una merluza al 45 % de rendimiento a 12 €/kg sale a 26,67 € de producto aprovechable. Otra al 55 % a 13 €/kg sale a 23,64 €. La cara es la barata.
- El formato mínimo. Si te obliga a comprar más de lo que gastas antes de que caduque, el ahorro se lo lleva la merma.
- Portes y mínimo de pedido. Un porte de 12 € en un pedido de 150 € son ocho puntos de precio.
- El plazo de pago. No cambia el coste, pero sí la tesorería, que es lo que aprieta de verdad en enero.
Cómo se traduce el rendimiento a coste real está desarrollado en la guía de cómo hacer el escandallo de un plato.
La recepción es el único momento que cuenta
Es el minuto en el que todavía puedes decir que no. Después ya está dentro y es tuyo.
- Pesar lo que viene por peso. Sobre todo carne y pescado. No hace falta pesar todo: con una referencia cara al azar por reparto es suficiente para que se note que se mira.
- Temperatura del refrigerado y del congelado. Es además un registro que te van a pedir en una inspección; está explicado en qué registros de APPCC son obligatorios.
- Que el albarán diga lo que se pidió. Si falta algo, se anota en el albarán antes de firmar, no se comenta por teléfono el lunes.
- Y que el precio del albarán sea el acordado. Aquí es donde se cuelan las subidas.
El histórico es la herramienta de negociación
Un proveedor sube un céntimo el kilo de patata en marzo y otro en septiembre. Ninguna de las dos subidas se comenta y ninguna se nota. En doce meses son ocho puntos.
Con el precio de cada artículo guardado por fecha, la conversación con el comercial deja de ser una impresión y pasa a ser un dato: en enero me lo servías a 0,92 y ahora a 1,04. No hace falta discutir, basta con poder enseñarlo.
Y cuando ese precio está conectado a los escandallos, la subida no se queda en la compra: se ve inmediatamente en el margen de los platos que llevan ese artículo, que es donde de verdad duele. El efecto sobre el coste de género está en cómo calcular el food cost real.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos proveedores conviene tener por familia de producto?
Dos por familia importante es el equilibrio que funciona: uno principal y uno de apoyo. Con uno solo te quedas sin margen de negociación y sin alternativa el día que falla el reparto. Con cuatro pierdes volumen con todos, no llegas a los mínimos de pedido y multiplicas albaranes que alguien tiene que revisar.
¿Qué es el punto de pedido y cómo se calcula?
Es la cantidad a la que hay que pedir para no quedarse sin producto. Se calcula multiplicando el consumo medio diario por los días que tarda el proveedor en servir, y sumando un colchón de seguridad. Si gastas 4 kg de tomate al día, el proveedor tarda 2 días y quieres un día de colchón, tu punto de pedido son 12 kg: cuando bajes de ahí, pides.
¿Por qué el precio más barato no siempre es el más barato?
Porque el precio por kilo es solo una parte. Hay que mirar los portes, el mínimo de pedido, el formato en el que sirve —si te obliga a comprar 5 kg de un producto que gastas en tres días, la merma se come el ahorro—, la merma del propio producto y el plazo de pago. Un género un 5 % más caro con mejor rendimiento sale más barato.
¿Hay que comprobar los albaranes uno a uno?
Al recibir, sí: es el único momento en que puedes rechazar algo. Comprobar peso, temperatura, estado y que lo que trae el albarán es lo que se pidió. Al llegar la factura, lo que hay que comprobar es que el precio del albarán es el que se acordó, porque las subidas de precio se aplican calladas más a menudo de lo que parece.
¿Cada cuánto conviene revisar los precios de compra?
Una vez al mes es suficiente, y basta con mirar los quince o veinte artículos que más dinero mueven. Lo importante no es el precio de hoy sino la comparación con lo que pagabas hace tres meses: ahí es donde aparecen las subidas de un céntimo que nadie avisó y que ya han recorrido toda la carta.
Escrito por Ricardo Marini Cuenca, chef y consultor gastronómico. Actualizado el 4 de septiembre de 2026.