Guías · Gestión
Qué debe tener un software para tu restaurante
Todas las demostraciones son buenas, porque enseñan lo que el programa hace bien. Estas son las preguntas que separan un sistema que vas a usar de uno que vas a pagar.
Primero el problema, después el programa
La forma más rápida de contratar mal es empezar mirando funciones. Todas las demostraciones son buenas: enseñan lo que el programa hace bien, y todos hacen algo bien.
Escribe antes, en una frase, qué quieres que cambie dentro de seis meses. Por ejemplo: quiero saber qué me cuesta cada plato sin dedicarle un domingo al mes. Con esa frase delante, la conversación deja de ser una lista de características y pasa a ser una pregunta concreta.
Y ojo con el orden: si tu problema es que no sabes cómo cierra el mes, un programa buenísimo de comandas no te va a servir de nada por bueno que sea.
La prueba que decide casi todo
En cualquier demostración, pide esto:
«Cambia el precio de compra del aceite y enséñame qué pasa.»
El aceite entra en veinte platos. Lo que ocurra a continuación te dice más que una hora de presentación:
- Si se recalculan solos los escandallos, el margen de cada plato de la carta y el coste del mes, los módulos comparten los mismos datos. Eso es lo que estás buscando.
- Si hay que entrar plato por plato, tienes delante hojas de cálculo con una interfaz bonita. Funcionará igual de mal que el Excel, pero pagando.
- Si te dicen que eso se hace en otro módulo que se contrata aparte, pide el precio de ese módulo antes de seguir.
Que los módulos se hablen
Es la diferencia real entre un sistema y un conjunto de programas. Las conexiones que importan en hostelería son cuatro:
| Si esto… | …tiene que llegar aquí |
|---|---|
| El precio de un artículo | A todos los escandallos que lo llevan y al margen de la carta |
| Los alérgenos de un ingrediente | A todos los platos que lo usan y a la carta de alérgenos |
| Las ventas y los escandallos | Al consumo teórico y a la desviación del inventario |
| Las facturas de proveedor | Al coste de género del mes |
Si alguna de esas cuatro hay que hacerla a mano, esa es la tarea que vas a acabar no haciendo, y con ella se cae la mitad del valor del programa.
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Quién va a meter los datos
Es la causa número uno de que un software se contrate y no se use. La cocina no se para para cargar cuatrocientos artículos.
- ¿Lo cargan ellos, lo cargas tú o es a medias?
- ¿Cuántas horas de tu equipo calculan?
- ¿Se puede importar lo que ya tienes en Excel?
- ¿Se puede empezar por una parte —diez platos, una familia— y crecer, o hay que cargarlo todo antes de ver nada?
La última es más importante de lo que parece. Un sistema que solo empieza a servir cuando está completo es un sistema que muchos locales no llegan a estrenar.
Quién lo va a usar en turno
Hay dos personas distintas que lo van a usar y casi siempre solo se piensa en uno.
- Tú, o quien lleve los números. Entra fuera del servicio, con calma y en ordenador.
- El equipo, en mitad del turno. Anota una temperatura, registra una merma, marca un check-list. Con las manos ocupadas, de pie y en el móvil.
Si registrar una merma cuesta cinco pasos, no se va a registrar. Pruébalo tú desde el móvil antes de firmar, no desde el portátil del comercial.
Cómo se sale
Preguntar por la salida antes de entrar no es desconfianza: es lo normal en cualquier contrato. Tres preguntas:
- ¿Hay permanencia? ¿De cuánto?
- ¿Puedo exportar mis artículos, escandallos y registros?
- ¿Durante cuánto tiempo guardáis mis datos si me doy de baja?
La lista corta para la demostración
- ¿Qué problema mío resuelve esto, en una frase?
- Cambia el precio de un artículo y enséñame qué se mueve.
- ¿Qué pasa cuando cambio un ingrediente de un plato con alérgenos?
- Enséñame cómo se registra una merma desde un móvil.
- ¿Quién carga mis datos y en cuánto tiempo?
- ¿Puedo empezar por una parte?
- ¿Cuál es el coste total del primer año?
- ¿Hay permanencia?
- ¿Cómo exporto mis datos si me voy?
- ¿Con quién hablo cuando algo falla un viernes a las nueve?
Los números de la pregunta siete están desglosados en cuánto cuesta un software de gestión para restaurantes.
Y si no es un local sino varios, hay una pregunta más: si el programa te deja compartir el estándar de la carta entre ellos sin mezclar los costes de cada uno. Está desarrollado en software para franquicias y grupos.
Preguntas frecuentes
¿Qué hay que mirar antes de elegir un software para un restaurante?
Antes que las funciones, el problema. Escribe en una frase qué quieres que cambie: saber lo que cuesta cada plato, dejar de llevar el cuaderno de Sanidad en papel, cerrar el mes sin esperar a la asesoría. Con esa frase delante, la mayoría de las demostraciones se acortan mucho, porque enseguida se ve si el programa resuelve eso o resuelve otra cosa que no te hacía falta.
¿Qué diferencia hay entre un TPV y un software de gestión?
El TPV es el punto de venta: toma la comanda, imprime en cocina y cobra. El software de gestión trabaja con lo que hay detrás: el coste de cada plato, el stock, los registros de sanidad y el resultado del mes. Son cosas distintas y casi todos los locales acaban teniendo las dos. El error habitual es dar por hecho que el TPV cubre la gestión de costes, y normalmente se queda muy corto.
¿Cómo se comprueba en una demostración que los módulos están conectados de verdad?
Con una prueba de treinta segundos: pide que cambien el precio de compra de un ingrediente que esté en varios platos y mira qué pasa después. Si los escandallos, el margen de la carta y el coste del mes se actualizan solos, los módulos comparten los mismos datos. Si hay que ir plato por plato, lo que tienes delante son hojas de cálculo con otra cara.
¿Quién debería meter los datos iniciales?
Alguien tiene que hacerlo y siempre cuesta más de lo que parece: los artículos con sus precios, los proveedores y la carta. Pregunta explícitamente si lo hacen ellos, si lo haces tú o si es a medias, y cuántas horas de tu equipo calculan. Es la causa número uno de que un programa se contrate y no se llegue a usar.
¿Y si dentro de dos años quiero cambiar de programa?
Pregúntalo antes de entrar, no después. Lo que necesitas saber es si puedes exportar tus artículos, escandallos y registros en un formato que se pueda abrir en otro sitio, y si hay permanencia. Un proveedor que responde bien a esta pregunta suele ser un proveedor tranquilo con su producto.
Escrito por Ricardo Marini Cuenca, chef y consultor gastronómico. Actualizado el 4 de septiembre de 2026.
